Integritetspolicy för Swedbank Fastighetsbyrå AB

Det är viktigt att du känner dig trygg med hur vi hanterar dina personuppgifter. Därför ber vi dig att läsa igenom texten noga. Om du har några frågor eller funderingar gällande vår personuppgiftsbehandling är du varmt välkommen att kontakta oss på integritet@fastighetsbyran.se.

Personuppgifter är all information som rör en identifierad eller identifierbar levande fysisk person. En identifierbar fysisk person är en person som kan identifieras, direkt eller indirekt, exempelvis genom namn, personnummer, adress men även krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter (exempelvis IP-nummer) utgör personuppgifter under förutsättning att de kan kopplas samman till en fysisk person.

Behandling av personuppgifter innefattar all hantering av personuppgifter, såsom insamling, registrering, bearbetning och lagring.

Fastighetsbyrån samlar in information från dig när du besöker oss fysiskt eller digitalt. Du kan även direkt eller indirekt komma att ge oss information om dig själv på ett antal olika sätt. Sådana situationer kan exempelvis vara när du anlitar en fastighetsmäklare, deltar på visning, besöker Fastighetsbyråns hemsida, anmäler dig till en prenumerationstjänst, använder tjänster som ”Min hemsida”, eller är i kontakt med Fastighetsbyrån på annat sätt.

Vi kan även komma att samla in information från tredje part, exempelvis ägarinformation från Lantmäteriet eller kompletterande av adressuppgifter från vår adressleverantör. Vilken information vi väljer att samla in om dig beror på hur och varför vår kontakt har uppstått.

• Person- och kontaktinformation såsom namn, personnummer, e-postadress, telefonnummer och adress,

• Konto- och betalningsuppgifter för köpare och säljare,

• Enhetsinformation såsom IP-adress, språkinställningar och webbläsarinställningar,

Det huvudsakliga ändamålet med den personuppgiftsbehandling som Fastighetsbyrån utför är att tillhandahålla, utföra och förbättra våra tjänster gentemot dig. Det finns flera olika skäl till att vi kan behöva samla in, hantera och spara dina uppgifter. Några av dem är rent juridiska, vi behöver spara dem för att kunna följa gällande lagstiftning, t.ex. fastighetsmäklarlagen eller gällande penningtvättslagsstiftning. Vid andra tillfällen behöver vi spara dina personuppgifter för att fullgöra våra avtal, ge dig det vi har lovat eller för att kunna erbjuda dig så bra och anpassade tjänster som möjligt. Viss behandling av personuppgifter är också nödvändig för att vi ska kunna tillhandahålla en god service och support samt för att kunna utreda eventuella klagomål, på ett effektivt och kundvänligt sätt. Vi kan även behöva spara dina personuppgifter om du invänder mot vår marknadsföring så att vi kan säkerställa att du inte mottar fler utskick från oss i framtiden.
Om du söker arbete hos oss eller på annat sätt är med i en rekryteringsprocess behöver vi behandla dina personuppgifter för att kunna administrera processen och bedöma dig som kandidat. Fördjupad information om hur vi behandlar arbetssökandes personuppgifter finns här.

När vi använder oss av den lagliga grunden berättigat intresse innebär det att behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse. Exempelvis att kunna erbjuda dig boenderelaterade produkter och tjänster, såsom Värdebevakaren eller Slutprisprenumeration. Det kan också handla om att vi vill följa upp ditt besök på en visning eller ditt köp av en bostad. Ett berättigat intresse är också att hålla våra tjänster så användarvänliga och relevanta för dig som möjligt. Därför behöver vi analysera hur tjänsterna används för att kunna göra förbättringar för dig som kund. Vårt syfte är att ge dig service i form av relevant kommunikation, olika tjänster samt relevanta och anpassade erbjudanden. Ytterligare ett berättigat intresse är att kommunicera försäljningspriser och adresser i olika kanaler, t ex genom publicering på våra egna och samarbetspartners webbplatser, genom utskick samt i sociala medier i syfte att marknadsföra Fastighetsbyrån och vår verksamhet. För den lagliga grunden – berättigat intresse – görs alltid en intresseavvägning mellan intresset av Fastighetsbyråns behandling av personuppgifter och individens intresse av att skydda sina personuppgifter. Skulle vi anse att individens intresse väger tyngre, kommer vi inte att genomföra behandlingen.

Ibland behöver vi ditt personnummer eftersom det är ett säkert sätt att kunna fastställa din identitet vid till exempel avtalsskrivning. Vi kommer endast behandla ditt personnummer när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet.
Vilka kan vi komma att dela dina personuppgifter med?
Fastighetsbyrån säljer inte dina personuppgifter till någon och vi delar naturligtvis inte ut dina personuppgifter till vem som helst. I vissa fall kan vi dock komma att dela dina personuppgifter med utvalda tredje parter. Om det sker ser vi till att överföringen sker på ett säkert sätt. Mottagarna av dina personuppgifter kan vara självständigt personuppgiftsansvariga, tillsammans med oss gemensamt ansvariga eller personuppgiftsbiträden.

När dina personuppgifter delas med personuppgiftsbiträden dvs. någon som behandlar dina personuppgifter för vår räkning, sker det endast för ändamål som är förenliga med de ändamål för vilka vi har samlat in informationen. Vi kontrollerar alla personuppgiftsbiträden för att säkerställa att de kan lämna tillräckliga garantier avseende säkerheten och sekretessen för personuppgifter. Vi har även skriftliga avtal med alla personuppgiftsbiträden genom vilka de garanterar säkerheten för de personuppgifter som behandlas och åtar sig att följa våra säkerhetskrav och instruktioner.

• Andra bolag inom Swedbanks koncern. Fastighetsbyrån ingår i Swedbankkoncernen. För att ha möjlighet att erbjuda de produkter och tjänster som tillhandahålls av andra bolag inom Swedbankkoncernen och Sparbankerna, såsom bank- och finanstjänster, kan personuppgifter komma att överföras till andra bolag som ingår i koncernen. Ett begränsat urval av personuppgifter kan även överföras mellan mäklarkontor inom Fastighetsbyrån.

• Systemleverantörer för affärssystem och ärendehantering. För att kunna genomföra våra uppdrag och tjänster lagrar vi dina uppgifter i vårt affärssystem (ett system som administrerar våra kunder och kontakter) samt vid problem i ett ärendehanteringssystem.

• Leverantörer av tryck och annonsering. Vi kan även komma att dela uppgifter om dig med leverantörer som tillhandahåller tryck och distribution, exempelvis bostadsbeskrivning inför försäljning, eller annonsering via exempelvis Hemnet.

• Statistik. För att bidra till branschstatistik för bostadsförsäljningar delar vi adress och försäljningspris med Mäklarstatistik efter genomfört förmedlingsuppdrag.

• Samarbetspartners. Fastighetsbyrån erbjuder kompletterande produkter och tjänster, så som förmedling av försäkringar och besiktningar där personuppgifter kan komma att föras över. Fastighetsbyrån har även andra samarbeten, till exempel med rekommendationssajter där personuppgifter kan komma att överföras. Vid försäljning av nyproduktion kan även vissa personuppgifter för spekulanter/köpare delas med byggherren och bostadsrättsföreningen.

• En fastighetsmäklare och fastighetsmäklarföretag har enligt lag en skyldighet att tillhandahålla Fastighetsmäklarinspektionen (FMI) uppgifter och handlingar som FMI begär i sin tillsyn. Personuppgifter kan därför även komma att lämnas ut till FMI eller till mäklarens försäkringsbolag.

Vi vidtar ett antal tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa en säkerhetsnivå som är lämplig för att skydda de personuppgifter som vi behandlar. Vi har bl.a. upprättat interna riktlinjer för IT-säkerhet, dataskydd och informationssäkerhet samt sekretessavtal med anställda, styrelsen, leverantörer och samarbetspartners. Fastighetsbyrån har även instruktioner för informationsklassificering som reglerar vilken säkerhetsnivå som ska tilldelas uppgifter, vilka säkerhetsåtgärder som ska vidtas på respektive nivå, behörighetskrets m.m.

Fastighetsbyrån, våra leverantörer och samarbetspartners behandlar som huvudregel dina personuppgifter inom EU/EES. I de fall personuppgifter behandlas utanför EU/EES säkerställer vi att våra leverantörer och samarbetspartners lever upp till samma säkerhets- och skyddsnivå som tillämpas i EU/EES och har en laglig grund för överföringen som säkerställer lämpliga säkerhetsåtgärder. Detta kan exempelvis vara användande av de av EU framtagna standardavtalsklausulerna eller om mottagarlandet har bedömts inneha en adekvat skyddsnivå.

Lagringstiden för personuppgifterna vi samlar in fastställs i enlighet med ändamålet och den rättsliga skyldigheten för varje behandling. Personuppgifter lagras därmed av Fastighetsbyrån under den tid det är nödvändigt för de ändamål som specificeras ovan. Det kan vara så länge som det är nödvändigt för att kunna utföra det vi lovat dig enligt våra avtal eller andra åtaganden. Det kan även vara så länge det krävs enligt lag eller myndighetsbeslut. Fastighetsbyrån gallrar registrerade personuppgifter regelbundet. Fastighetsbyrån vidtar även rimliga åtgärder för att hålla de personuppgifter som behandlas aktuella och att radera inaktuella och på andra sätt felaktiga eller överflödiga personuppgifter. Dina personuppgifter kommer att raderas eller anonymiseras när ändamålet alternativt den lagstadgade skyldigheten att lagra personuppgifterna upphör.

Vissa av Fastighetsbyråns kontor är utrustade med kameror. Kamerabevakade områden är markerade med skyltar. Fastighetsbyråns kamerabevakning utgörs mot bakgrund av den lagliga grunden berättigat intresse, då Fastighetsbyrån har ett intresse av att säkerställa säkerheten för Fastighetsbyråns anställda och kunder. Personuppgifter som rör misstanke om brott behandlas för att rättsliga anspråk ska kunna fastställas, göras gällande eller försvaras. Med hänsyn till ändamålet med kamerabevakningen, lagras inte kameraupptagningar längre än vad som är nödvändigt. Kamerabevakningsmaterialet kan komma att lämnas ut till relevant mottagare om upptagningarna är nödvändiga för en brottsutredning.

Med profilering avses automatisk behandling av personuppgifter som används för att bedöma vissa personliga egenskaper hos en fysisk person, i synnerhet för att analysera eller förutsäga exempelvis dennes ekonomiska situation, personliga referenser, intressen och vistelseort. Fastighetsbyrån använder profilering för exempelvis marknads- och kundanalyser, systemutveckling, marknadsföring vid automatiserade beslut. Den rättsliga grunden för profilering är vårt berättigade intresse, rättsliga förpliktelse fullgörande av avtal eller samtycke. I fall samtycke är den rättsliga grunden kommer du att få lämna ett samtycke till behandlingen.

Fastighetsbyrån använder sig i vissa fall även av automatiserat beslutsfattande. Du har rätt att inte bli föremål för ett beslut som enbart grundas på någon form av automatiserat beslutsfattande, inbegripet profilering, om beslutet kan ha rättsliga följder för dig eller i betydande grad påverkar dig på annat sätt. Vi har dock rätt att använda oss av automatiserat beslutsfattande om det är nödvändigt för ingående eller fullgörande av ett avtal mellan dig och oss eller om du har lämnat ditt samtycke.

Oavsett vilken information vi har sparat om dig ska du alltid kunna ha kontroll över dina egna uppgifter. Därför har du enligt gällande dataskyddslagstiftning rätt till följande:

• Rätt till tillgång (”registerutdrag”).
  Du kan begära utdrag över registrerade personuppgifter och verifiera den informationen vi har om dig. För att ingen annan ska kunna ges tillgång till dina uppgifter måste du identifiera dig när du begär registerutdrag.

• Rätt till rättelse.
  Du har rätt att få felaktig eller icke-komplett information om dig själv korrigerad.

• Rätt att bli raderad.
  Du har rätt att begära att få dina personuppgifter raderade om det är så att uppgifterna inte längre är nödvändiga för det syfte de samlades in för. Om uppgifterna är sparade p.g.a. en lagstiftad skyldighet att spara viss information har du dock inte rätt att kräva att dessa raderas.

• Rätt till dataportabilitet.
  Om vår rätt att behandla dina personuppgifter grundar sig på ett samtycke från dig eller för att fullgöra ett avtal med dig kan du ha rätt att begära att få ut uppgifterna i ett maskinläsbart format, i syfte att återanvända dom hos ett annat företag. Det gäller främst uppgifter som du själv lämnat till oss. Det är med andra ord endast vissa uppgifter som omfattas av rätten till dataportabilitet.

• Rätt att göra invändningar mot viss typ av behandling.
  Du har alltid rätt att slippa direktmarknadsföring och att invända mot sådan behandling av personuppgifter som bygger på en intresseavvägning (berättigat intresse).

  • För de fall vi använder berättigat intresse/intresseavvägning som laglig grund för ett ändamål har du möjlighet att invända mot behandlingen. För att kunna fortsätta behandla dina personuppgifter efter en sådan invändning behöver vi kunna visa ett tvingande berättigat skäl för den aktuella behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter eller friheter.

  • Om du invänder mot direktmarknadsföring kommer vi att upphöra med behandlingen av dina personuppgifter för det ändamålet.

• Rätt att begränsa behandling av personuppgifter

  • Du har rätt att begränsa behandlingen av dina personuppgifter om du exempelvisanser att dom inte är korrekta.

Tänk på att du har möjlighet att påverka vilka kanaler vi ska använda för att kontakta dig. Exempelvis kan du välja att inte bli kontaktad via e-post eller sms. Du har också möjlighet att undanbe dig olika typer av utskick, exempelvis nyhetsbrev. I sådana fall ska du inte invända mot behandling av uppgifterna utan enbart kontakta oss och begära begränsning i kommunikationskanal som vi använder.

Det kostar ingenting att använda dina rättigheter. Om en begäran är uppenbart ogrundad eller orimlig kommer vi dock att ta ut en avgift som täcker våra administrativa kostnader som är kopplade till den begäran. Det kan också hända att vi nekar en begäran som är ogrundad eller orimlig.

Om du skulle ha några klagomål avseende vår behandling av dina personuppgifter har du rätt att lämna dessa till landets tillsynsmyndighet. I Sverige är det Integritetsskyddsmyndigheten som ansvarar för uppföljning och tillsyn av oss och andra bolag som hanterar personuppgifter på den svenska marknaden. I Spanien heter motsvarande tillsynsmyndighet Agencia Española de Protección de Datos och i Portugal Comissão Nacional de Protecção de Dados – CNPD.

Sverige: Integritetsskyddsmyndigheten (IMY)
Telefon: 08-657 61 00
E-post: imy@imy.se

Spanien: Agencia Española de Protección de Datos

Portugal: Comissão Nacional de Protecção de Dados – CNPD

Vi använder cookies och liknande spårningstekniker för att förbättra din upplevelse av våra tjänster. Vissa tjänster kräver till och med cookies för att fungera som de ska. Vill du veta mer om hur vi använder cookies kan du läsa mer här.

Har du frågor rörande vår hantering av dina personuppgifter eller vill du använda någon av dina rättigheter kopplade till hanteringen av personuppgifter? Då är du välkommen att kontakta oss på Fastighetsbyrån enligt uppgifterna nedan.

Om du kontaktar oss på integritet@fastighetsbyran.se är ditt ärende i trygga händer och vi återkommer till dig inom kort.

Personuppgiftsansvarig är SWEDBANK FASTIGHETSBYRÅ AB (orgnr. 556090-2115) med besöksadress Västra Järnvägsgatan 7, 111 64 STOCKHOLM och postadress Box 644, 101 32 STOCKHOLM, Tel: 08-54 54 55 00, Fax: 08-54 54 55 01,
E-post: info@fastighetsbyran.se,
Web: www.fastighetsbyran.com